Время-деньги, или Как управлять временным ресурсом

Почему один человек за рабочий день успевает гораздо больше, чем его коллеги? Почему на отдых и развлечения порой совсем не хватает времени? Как научиться управлять временем? Что такое тайм-менеджмент? Наша статья поможет разобраться во всех этих вопросах.

Что есть время в нашей жизни

«Времени катастрофически не хватает. Ни на что!» Кто из нас не произносил этой фразы, понимая, что целого дня не хватает, чтобы решить все насущные вопросы и все успеть. Может быть, мы слишком много на себя берем, пытаясь переделать сотни дел за день? Или дел на самом деле не так уж и много, а проблема в том, что мы не умеем рационально использовать свое время? Тайм-менеджмент – эффективное управление своим временем. И кстати, это понятие касается не только рабочего процесса, но и времени, формально относящего к частной жизни. Оно и понятно, ведь одно другому иногда мешает. Чаще всего работа мешает частной жизни – не успевая выполнить работу в срок, приходится жертвовать отдыхом, отказываться от развлечений и переносить личные дела «на потом». Но иногда бывает и наоборот –неотложные домашние дела приходится выполнять в рабочее время, и от этого, конечно, страдает работа. А невыполненная в срок работа требует дополнительного времени, которое приходится урывать у отдыха. Заколдованный круг получается. Вот почему любому человеку независимо от того, какую часть занимает работа в его жизни, необходимо научиться управлять своим временем. Тогда и фраза «Времени ни на что не хватает» будет звучать гораздо реже.

Существует мнение, что не каждый человек способен планировать свою работу. Действительно, личностные качества играют свою роль: для кого-то не представляет сложности распланировать свой день, кто-то привык действовать спонтанно. Но было бы желание! Для эффективного управления временем не нужно обладать каким-то талантом, основные принципы тайм-менеджмента просты и вполне выполнимы.

Почему нам не хватает времени

Знаете ли вы, сколько времени у вас уходит впустую? И уходит ли? Чтобы понять, насколько для вас актуальна проблема эффективного управления временем, подтвердите или опровергните следующие утверждения:

Если вы согласны со всеми этими утверждениями, это говорит о несбалансированном распределении временного ресурса и неумелой концентрации энергии и усилий на решении определенных задач. Социологи уверяют, что в большинстве случаев 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Иными словами, лишь 1/5 часть всей нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризуется в 16 раз меньшей эффективностью. Это означает, что если бы мы могли повысить свою эффективность, то для достижения тех же результатов нам пришлось бы работать меньше. Как этого добиться?

На что мы тратим свое время

Прежде чем вырабатывать для себя наиболее эффективную стратегию в планировании дня, нужно определить, чему уделяется большая часть рабочего времени и правильно ли это. Таким образом вы выделите факторы, которые влияют на весь рабочий процесс и составляют «слабое звено» в вашем распределении временных ресурсов.

1. Виды работы.

Много времени уходит на рутинные дела. Знаете ли вы заранее, на какие дела вы потратите свое время? Совпадают ли ваши планы по распределению времени по видам работ с реальной ситуацией? Есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле?

2. Медлительность.

Можете ли вы не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений? Способны ли вы быстро находить выход из любой ситуации, будь то непосредственное общение с покупателями или выкладывание нового товара на витрину за ограничено короткий срок.

3.Планирование работы.

Фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать их? Как в целом используете свое рабочее время?

4. "Пожиратели" времени.

На этот важнейший фактор стоит обратить особое внимание, поскольку от того, насколько много ему уделяется времени, зависит эффективность труда как таковая. На самом деле это люди, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность труда. Это также могут быть разговоры с покупателями, что называется, "не по существу", беседы с коллегами, отнимающие много времени, которое можно потратить на решение важных вопросов. Никто не отменял их, но главное, всегда нужно помнить простой принцип: все должно быть в меру.

5. Взаимодействие с коллегами.

Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности. Рациональное распределение труда позволяет достичь наилучших результатов в работе: пока один человек стоит за кассой, второй занимается выкладкой товара или консультированием клиентов в зале. Совместное решение рабочих задач иногда приводит к гораздо большим результатам, и времени на них тратится ровно столько, сколько это нужно. Однако далеко не каждый из нас способен функционировать и договариваться с другими людьми – этому тоже нужно учиться.

6.Бумажная работа.

В любой работе не обойтись без документов и отчетов (например, сдача кассы или прием товара). Прояснение вопроса, как именно вы работаете с ними – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, поможет впоследствии в значительной мере оптимизировать весь рабочий процесс.

Что случается от нехватки времени

Психологи уверены, что неверное распределением временных ресурсов приводит не только к перегрузке человека и необходимости работать сверхурочно, но и может вызвать особый стресс. Он так и называется – стресс нехватки времени. Человек в состоянии этого стресса не может плодотворно работать ни в рабочее время, ни сверхурочно. Он посвящает работе все больше времени, а эффективность его труда все ниже. В конце концов он теряет и здоровье, и работу.

Чтобы этого не произошло, следуйте правилам планирования рабочего дня.

Правила начала дня

• Начинайте день с позитивным настроением.
• Хорошо позавтракайте и без спешки – на работу. Для этого нужно вставать пораньше.
• Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
• Утром займитесь важными и наиболее сложными задачами.
• Каждое утро или накануне вечером составляйте график на предстоящий день.

Правила в течение рабочего дня

• Фиксируйте сроки выполнения заданий, отслеживайте те дела, на которые уходит особо много времени.
• Избегайте незапланированных импульсивных действий.
• Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы.
• Выполняйте небольшие однородные дела сериями – так вы будете тратить гораздо меньше времени.
• Отклоняйте дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.
• Используйте паузы между серьезными делами.
• Контролируйте время и планы.

Правила завершения рабочего дня

• По возможности всегда завершайте начатое, не оставляя на завтра то, что можно сделать сегодня
• Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль
• Составляйте план на следующий день
• Определяйте важное позитивное событие дня и концентрируете на нем свою энергию. Пусть оно станет маяком для нового дня.

Разумеется, планирование рабочего дня только тогда будет эффективным, если вы будете учитывать различные обстоятельства. Например, у «жаворонков» пик активности приходится на утренние часы, в то время как у «сов» – на вечерние. Вы можете внести изменения в правила, с учетом своих личных особенностей и требований, продиктованных обстоятельствами самой производственной деятельности. Главное – эти правила выполнять. И выполнять неукоснительно.

Ольга Казакова

Вернуться к списку статей номера